Oplossingen die werken: Waarom de beste IT-manager heilige huisjes omverschopt

Het doel van mijn functie als programma- of senior projectmanager is niet het succesvol toepassen van methodieken zoals SAFe, Agile of Prince2. Het is niet het krampachtig vasthouden aan dichtgetimmerde agenda’s, formele mijlpalen of rigide managementstandpunten. Dat is nooit het doel. Het doel is altijd simpel: het behalen van een werkend resultaat.

Het gaat in onze sector uiteindelijk niet om een specifiek stuk software, het toepassen van de nieuwste techniek of zelfs het ontwerpen van de perfecte architectuur. Waar het wél om gaat, is dat de klant echt kan werken. Vandaag, morgen, én in de nabije toekomst. Hoe je daar precies komt? Dat is vooraf zelden voorspelbaar. En juist die onvoorspelbaarheid maakt dit vak voor mij zo ontzettend boeiend.

Rollen

Binnen een project organisatie kennen we verschillende rollen. De projectleider, de projectmanager en de programma-manager. Initieel is het onderscheid in rollen vooral een onderscheid van omvang van het project en de benodigde zwaarte in aansturing. De projectleider is een lichtere rol dan de project manager. En een Programma-manager is vaak de manager van een verzameling van verschillende projecten. Per organisatie willen definities nog wel eens verschillen, maar over het algemeen is deze definitie hanteerbaar.

De brede basis: Kennis van de details

Als Projectleider heb je een helikopterview nodig om een project te kunnen managen. In de kern gaat het hier om hoofd en bijzaken kunnen scheiden en kunnen overzien wat er nodig is om een doel te bereiken. In de rol van programma- of senior projectmanager red je het niet met alleen een helikopterview. Je hebt diepgaande kennis van details nodig, gestoeld op een brede basis. Om slagvaardig te acteren, moet je zowel de strategische beweegredenen van een organisatie begrijpen als de harde techniek doorgronden. Dat betekent dat je moet kunnen meepraten over (en inzicht hebben in) vrijwel alle ICT-disciplines:

• Ontwikkeling & Programmeren (Development): Hoe worden oplossingen daadwerkelijk gebouwd?
• Systeem- & Netwerkbeheer (Infrastructuur): Draait de basis stabiel en veilig?
• Data, Analytics en QA-rollen: Sturen we op de juiste data en is de kwaliteit geborgd?
• Cybersecurity & IAM: Zijn de systemen en identiteiten goed beschermd?
• Support & Functioneel Beheer: Hoe landt de techniek uiteindelijk bij de eindgebruiker?
• Artificial Intelligence (AI): Welke nieuwe mogelijkheden veranderen het speelveld?
• Management, Advies & Organisatie: Hoe sluiten IT-keuzes aan bij de bedrijfsstrategie?

De absolute sleutelvaardigheid van dit vak? Processen en doelen begrijpen, op niveau meepraten over techniek en, als de situatie erom vraagt, het durven pareren van heilige huisjes, vastgeroeste werkwijzes of dogma’s.

Het verschil tussen een Projectleider en een Programmamanager: De casus van ‘Applicatie X’

Waar een projectleider zich puur focust op het behalen van een vooraf vastgesteld doel, kijkt een programmamanager wezenlijk anders. Een geformuleerd doel is namelijk altijd de resultante van een aantal gestelde vragen. De kunst is om eerst te achterhalen of die initiële vraag wel juist was, en of het antwoord de organisatie écht verder helpt. Dat klinkt misschien vaag, maar het is juist heel concreet.

Neem dit praktijkvoorbeeld:

Een organisatie kondigt aan: “Wij willen Applicatie X gaan gebruiken voor alle processen in de organisatie.”

Een traditionele projectleider pakt dit doel op en gaat direct aan de slag. Het project verandert al snel in een politiek gevecht om Applicatie X te “verkopen” en “uit te rollen”. De projectleider verdedigt het managementbesluit, stuit op felle bezwaren van de werkvloer en merkt dat eigenlijk niemand op de verandering zit te wachten. Het resultaat? Een moeizaam traject vol duw- en trekkerswerk.

Een programmamanager pakt dit anders aan en stelt een vraag die bij aanvang vaak niet gewenst is: “Wat wil de organisatie nu eigenlijk écht oplossen met Applicatie X?”
Een directiebesluit ter discussie stellen is lastig. Het vraagt om diepgaand inzicht in besluitvormingsprocessen, kennis van managementlagen en operationele sensitiviteit. Het doel is niet om het besluit te ondermijnen, maar om de werkelijke behoefte te snappen. Door niet klakkeloos doelen over te nemen, kun je de stip op de horizon zo formuleren dat álle afdelingen samenwerken aan zowel hun eigen doelstellingen als het grotere organisatiedoel.

De operatie is het doel

De uitkomst van die kritische houding is onderaan de streep vaak veel simpeler en effectiever. Misschien wordt Applicatie X inderdaad ingezet, maar hoeft niet iedereen ermee te werken. Of we rollen Applicatie X uit, maar zorgen dat systemen Y en Z op de achtergrond automatisch worden meegevoed om de workload te verlagen.

Kortom: Applicatie X is nooit het doel, de operatie is het doel. Dit paradigma maakt of breekt het succes van een verandering.

Programmamanagement vraagt om een scherp oog voor alle ICT-disciplines, organisatieprocessen, interne politiek, visievorming en besluitvorming. Alleen door al die ingrediënten slim samen te voegen, creëer je een oplossing voor de organisatie die wél werkt. Dat proces is complex, vraagt om een sterke visie en biedt mij elke dag weer de uitdaging waar ik energie van krijg.

Sjoerd Oudenhuijzen
Programma- /senior projectmanager